esb Rechtsanwälte

Verbesserung des Beweisrechtes für elektronische Dokumente durch das E-Justiz-Gesetz

von Ulrich Emmert, esb Rechtsanwälte

Der Bundestag hat am 13.6.2013 das Gesetz über die Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten verabschiedet. Am 16.10.2013  wurde das Gesetz gerade noch rechtzeitig vor dem Zusammentreten des neugewählten Bundestags im Bundesgestzzblatt veröffentlicht und ist teilweise am 17.10.2013 in Kraft getreten. Der Gesetzestitel ist insofern irreführend, als das Gesetz nicht nur für den Rechtsverkehr mit den Gerichten Auswirkungen hat, sondern wesentliche Bedeutung für den gesamten deutschen Rechtsverkehr hat.

1. Bereits 2013 in Kraft tretende Änderungen

a) Beweiskraft gescannter öffentlicher Urkunden

Die einzige Änderung, die bereits 2013 in Kraft tritt, betrifft die Beweiskraft öffentlicher Urkunden. Damit Behörden zukünftig Akten bereits kurzfristig auf elektronische Bearbeitung umstellen können, werden gescannte Unterlagen von Behörden den Papierunterlagen rechtlich durch den neuen § 371b ZPO vollständig gleichgestellt. Es können insbesondere Anfragen der Bürger auf Auskunft und Akteneinsicht elektronisch beantwortet werden, was schon kurzfristig erhebliche Kosteneinsparungen zur Folge hat und für die Anfragenden erheblich die Bearbeitung vereinfacht. Rechtsanwälte können Akten ohne Wartezeit durch Kostenbearbeitung und Versand einsehen und müssen sich nicht um rechtzeitigen Rückversand der Akten kümmern. Gerichte gehen nicht mehr das Risiko ein, dass Originalakten unterwegs abhanden kommen. Es entstehen zudem keine langen Bearbeitungspausen mehr durch den Versand der Akten, die Akten stehen durchgehend zur Bearbeitung zur Verfügung.
Die beweisrechtliche Gleichstellung gescannter Behörden-Akten bringt ganz erhebliche Vorteile auch für den Rechtsverkehr zwischen Unternehmen. Für Behörden gibt es Regeln zur Beweissicherung von gescannten Akten, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik entwickelt wurden und als Technische Richtlinie TR-RESISCAN veröffentlicht wurde. Unter Beachtung dieser Grundsätze, die aus geltenden Rechtsnormen aus Beweisrecht und Datenschutz abgeleitet wurden, können Behörden verfahrensmäßig sicherstellen, dass Original und gescannte Kopie übereinstimmen. Durch die revisionssichere Speicherung der gescannten Daten nach der Technischen Richtlinie TR-ESOR kann mit 100% Sicherheit nachgewiesen werden, dass die Beweiskraft der gespeicherten Daten nicht verloren geht. Dies setzt aber voraus, dass die Schlüsselstärke rechtzeitig erhöht wird, wenn die zur Sicherung eingesetzten kryptographischen Verfahren durch die fortschreitende Computertechnik nicht mehr als sicher angesehen werden können.
2. Änderungen zum 1.7.2014
a) Verordnung zu Elektronischen Formularen
Durch Verordnung können elektronische Formulare ins Internet gestellt werden, die elektronisch auszufüllen und die Daten in strukturierter Form zu übermitteln sind. Die Authentifikation kann dabei, wenn die Verordnung das vorsieht, statt mit qualifizierter elektronischer Signatur oder DE-Mail auch durch den elektronischen Personalausweis bzw. das entsprechende Dokument nach § 78 Abs. 5 des Aufenthaltsgesetzes für Ausländer erfolgen.
b) Zustellung elektronischer Dokumente
Die Zustellung elektronischer Dokumente kann auch elektronisch erfolgen. Entgegen dem ursprünglichen Entwurf muss die Empfangsbestätigung dabei nicht automatisiert direkt bei Eingang zurückgesendet werden, sondern es genügt wie im bisherigen Rechtsverkehr auch, dass der Empfang durch gesonderten Vorgang nach Erhalt quittiert wird. Die Empfangsbescheinigung ist in dem strukturiertem Datenformat abzugeben, das vom Gericht bei Versand des Dokuments mitgesendet wird.
c) Beweisvermutungen für qualifizierte Signatur und DE-Mail
Die wesentlichste Änderung des Beweisrechtes, die auch für Unternehmen von größter Relevanz ist, betrifft § 371a ZPO:
Neben der Möglichkeit der Einreichung von Schriftsätzen mit digitaler Signatur soll auch die Einreichung per DE-Mail ausreichen. Neben der Beweisvermutung über den Absender soll auch die Beweisvermutung des Inhalts damit verbunden sein. Die Beweisvermutung kann wie bei der elektronischen Signatur nur dadurch erschüttert werden, dass Zweifel am Versand der Nachricht durch den Absender mit diesem Inhalt begründet werden.
Damit wird der Versand per DE-Mail faktisch dem Versand mit qualifizierter elektronischer Signatur gleichgestellt. Die Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen hat sich in der Praxis als zu kompliziert erwiesen und erforderte den Kauf eines Kartenlesers sowie die umständliche Beantragung eines personenbezogenen Zertifikates. Bei jeder Übermittlung eines Dokumentes, für das eine qualifizierte Signatur vorgeschrieben ist oder war (z.B: elektronische Rechnung bis zum30.6.2011) musste eine Signaturprüfung sowohl vorgenommen als auch dokumentiert werden. Zudem behindert die unverständliche Beschränkung des Signaturgesetzes auf Personenzertifikate die Verwendung von digitalen Signaturen. Es ist nicht möglich, für Unternehmen oder Behörden organisationsbezogene Zertifikate zu erhalten, so dass eine gemeinsame Verwendung wegen der an die Person gebundenen Verantwortlichkeit erschwert wird.
aa) Organisationszuordnung
Die Beweisvermutung für den Versand per DE-Mail wurde ebenfalls darauf beschränkt, dass eine natürliche Person alleine Inhaber eines DE-Mail-Kontos ist und sich dort sicher angemeldet hat.
Durch das E-Justiz-Gesetz ändert sich daran leider nichts, die Gelegenheit zur Einführung eines Organisationszertifikates wurde damit ebenso verpasst wie die Einführung einer Beweisvermutung für organisationsbezogene DE-Mail-Konten.
Für Behörden und mit öffentlichem Glauben versehene Personen wie z.B. Notare wird jedoch die Beweisvermutung der Echtheit dafür geschaffen, dass Dokumente im Namen der Organisation sowohl signiert als auch per DE-Mail im Auftrag der Behörde bzw. mit öffentlichem Glauben versehenen Person mit der Signatur des Providers versendet werden.
Dies widerspricht der Regelung in § 5 Abs. 1 Signaturgesetz, dass nur Personen Zertifikate beantragen dürfen. Dies wurde bisher allgemein als Beschränkung auf natürliche, nicht juristische Personen aufgefasst, was sich auch aus dem weiteren Wortlaut des § 5 SigG ergibt. § 371b geht dieser Regelung aber als Ausnahme vor.
Damit wird das Bedürfnis der Behörden noch geringer, eine Organisationssignatur für Unternehmen einzuführen, da für sie eine Ausnahmeregelung geschaffen wurde.
bb) kostenmäßige Auswirkungen
Bei Verwendung eines kostengünstigen DE-Mail-Systems werden erhebliche Kosteneinsparungen möglich sein. Die Transportkosten, die durch den DE-Mail-Provider berechnet werden, sind regelmäßig wesentlich geringer als die Portokosten, die von der Deutschen Post AG berechnet werden. Dadurch, dass die Deutsche Post AG die Kosten für ihren mit viel Marketingaufwand eingeführten E-Post-Brief in gleicher Höhe ansetzt wie den herkömmlichen Brief und damit wesentlich teuerer als DE-Mail-Provider, könnte der E-Post-Brief wesentlich weniger Erfolg haben als von der Deutschen Post erhofft. Bisher kann mit dem E-Post-Brief auch nicht die Beweiswirkung wie mit DE-Mail erzielt werden, da nur DE-Mail nach dem DE-Mail-Gesetz vom E-Justiz-Gesetz privilegiert wird und die Deutsche Post AG kein zugelassener DE-Mail-Provider ist.
Aber nicht nur beim Porto sind erhebliche Einsparungen möglich. Die ganzen Geschäftsprozesse, die innerhalb des Unternehmens elektronisch ablaufen, werden durch den Medienbruch zum Papier bei der Kommunikation mit anderen Unternehmen unterbrochen und es ist auf Empfängerseite keine vollautomatische Erfassung der Inhalte möglich. Das liegt daran, dass auch die beste OCR-Software keine hundertprozentige Erfassung liefert und zum anderen per Software keine perfekte nachträgliche Strukturierung unstrukturierter Daten möglich ist. Per qualifiziert signierter oder per DE-Mail übertragener Mail lassen sich Daten auch so strukturiert übertragen, dass der Empfänger die Daten komplett elektronisch auswerten kann. Im Bereich der Finanzverwaltung mit ELSTER und im Bereich der Sozialversicherungen mit sv.net wird die strukturierte Übertragung von Daten bereits seit Jahren verwendet. Dafür sind bisher jedoch gesonderte Softwareprogramme erforderlich, die neben der qualifizierten elektronischen Signatur auch andere Authentifikationsverfahren mit entsprechendem Vorlauf vor der ersten Verwendung ermöglichen. Für den einmaligen Gebrauch im Rechtsverkehr sind solche Verfahren jedoch nicht geeignet.

cc) Beispiel elektronische Rechnungen
Im Bereich der Übertragung elektronischer Rechnungen tritt die Notwendigkeit von Verbesserungen besonders zu Tage. Wegen der Komplexität der Verwendung und vor allem der durch den bis November 2012 gültigen Abschnitt 2.1 der GdPdU erforderlichen Prüfungsaufwand beim Empfang qualifiziert elektronisch signierter Dokumente hat der elektronische Rechnungsversand eine viel zu geringe Bedeutung und erhebliches Verbesserungspotential.
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (www.ferd-net.de) hat es sich zur Aufgabe gemacht, im Einklang mit internationalen Empfehlungen (UNCEFACT Cross Industry-Invoice, http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/files/35_fromyr_en.pdf) einen Standard für elektronische Rechnungen zu entwickeln, der die automatische Verarbeitung auf Empfängerseite zulässt.
Seit dem 1.7.2011 ist durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 bei Rechnungen nicht mehr zwingend eine elektronische Signatur erforderlich, jedoch bleibt die Kontrolle der Authentizität und Integrität verpflichtend. Durch die Erhöhung des Beweiswertes für elektronisch versandte Dokumente wird die Verwendung elektronischer Rechnungen praktikabler. Zwar ist es nach dem BMF Schreiben ausreichend, ein Internes Kontrollsystem einzuführen und das Verfahren der Rechnungsprüfung sowie Stichproben zu dokumentieren, dennoch steigt die Rechtssicherheit, wenn das übermittelte Dokument den gleichen Beweiswert wie eine per Papier versandte Rechnung besitzt. Die Möglichkeit, gegenüber der Finanzverwaltung durch das IKS die Richtigkeit der Rechnung nachzuweisen, veränderte im übrigen Zivilrecht nicht die Beweisregeln, d.h. für den Nachweis gegenüber Lieferanten oder anderen Dritten bleibt die per normaler E-Mail verschickte Rechnung ein Objekt freier richterlicher Beweiswürdigung. Damit kann der Richter ohne gesetzliche Regeln entscheiden, ob er die Richtigkeit der Rechnung anerkennt oder nicht. Bisher gab es Beweisregeln für elektronische Rechnungen nur durch § 14 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz bei qualifiziert signierten oder per EDI übertragenen Dokumenten. AB 1.7.2014 können Rechnungen ohne Beweiskraftverlust gegenüber dem Papier auch per DE-Mail übertragen werden.
d) Verordnung zu elektronischem Schutzschriftenregister
Ab 1.7.2014 kann auch eine Verordnung zum elektronischen Schutzschriftenregister erlassen werden. Bei Internetbezogenen Streitfällen im Wettbewerbsrecht finden Rechtsverletzungen oft bundesweit statt, da das Internet bundesweit genutzt werden kann. Damit wäre es in vielen Fällen notwendig, an jedem der 116 Landgerichte eine Schutzschrift zu hinterlegen. Dies soll mit dem bundesweiten Schutzschriftenregister erheblich vereinfacht werden, da hier mit einer Schutzschrift angegeben werden kann, für welche Landgerichtsbezirke die Schutzschrift gelten soll.
Weitere Gerichtsordnungen werden in ähnlicher Weise geändert und es wird mit § 191a GVG ebenfalls zum 1.7.2014 eingeführt, dass Schriftsätze barrierefrei auch für Blinde und Sehbehinderte lesbar eingereicht werden können.
3. Änderungen zum 1.1.2016
a) Inkrafttreten der Verordnungen zu elektronischen Formularen und dem elektronischen Schutzschriftenregister
Sowohl die elektronischen Formulare als auch das elektronische Schutzschriftenregister kann dann ab 1.1.2016 genutzt werden.
b) Einführung des elektronischen Schutzschriftenregisters
Zum 1.1.2016 wird neben den elektronischen Formularen und dem elektronischen Schutzschriftenregister auch das elektronische Anwaltspostfach eingeführt. Durch Rechtsverordnung kann die Bundesregierung mit Zustimmung des Bundesrates die technischen Rahmenbedingungen festlegen, die für die Verwendung des Postfachs erfüllt werden müssen.
4. Änderungen zum 1.1.2017
a) Zwangsweise Verwendung des elektronischen Schutzschriftenregisters
Ab 1.1.2017 sind Rechtsanwälte verpflichtet, Schutzschriften nur noch über das elektronische Schutzschriftenregister einzureichen.
5. Änderungen zum 1.1.2018
Der Großteil des Gesetzes tritt dann ab 1.1.2018 in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt soll die elektronische Einreichung und die elektronische Aktenführung zum Standard werden. So lange während der Übergangszeit auf die elektronische Akte die führende Akte noch als Papierakte verwendet wird, sind elektronische Einreichungen auszudrucken und Prüfvermerke über die Einreichung per qualifizierter elektronischer Signatur bzw. DE-Mail oder anderen Sicherungsmechanismen in die Papierakte aufzunehmen. Solche andere Sicherungsmechanismen können von der Bundesregierung mit Zustimmung des Bundesrates bestimmt werden, falls Authentizät und Integrität der Schriftstücke sowie Barrierefreiheit gewährleistet sind. Damit ist das Gesetz grundsätzlich technikoffen und es können ohne Änderung des Gesetzes weitere sichere Übertragungsverfahren implementiert und für die Verwendung im elektronischen Rechtsverkehr freigegeben werden. Dies ist grundsätzlich zu begrüßen. Es ist z.B. denkbar, dass Anbieter von z.B. Lösungen für „E-Mail-Einschreiben“ eine solche Freigabe erhalten könnten.
Die Länder haben einen Spielraum, diese Einführung auf 1.1.2019 oder 1.1.2020 zu verschieben.
Ab 1.1.2018 sollen die Akten elektronisch geführt werden. Im Gegensatz zur bisherigen Fassung des § 298a ZPO müssen Papierakten nicht parallel aufbewahrt werden, sondern können nach 6 Monaten vernichtet werden, wenn die Inhalte gescannt wurden und das Papierdokument nicht rückgabepflichtig ist oder wegen eines höheren Beweiswertes weiter aufbewahrt werden muss. Letzteres kann z.B. notarielle Urkunden, Wechsel oder Schecks betreffen.
6. Änderungen zum 1.1.2022
Zwingend wird die Verwendung des elektronischen Rechtsverkehrs spätestens zum Jahr 2022. Hier können die Länder die Einführung auf 1.1.2020 oder 1.1.2021 vorziehen. Wenn das Land das Inkrafttreten der Regelung zum 1.1.2018 nach hinten verschoben hat, ist das Vorziehen der zwingenden Benutzung maximal auf den 1.1.2021 zulässig, um einen ausreichenden Übergangszeitraum zu bewahren.
Fazit
Das Gesetz ist längst überfällig und passt das Recht an die Wirklichkeit mit einer weitgehenden Automatisierung des Schriftverkehrs an. Als Hindernis hat sich trotz Einführung von elektronischen Kommunikationsmöglichkeiten und Beweiserleichterungen schon im Justizkommunikationsgesetz von 2005 die Pflicht zur Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur erwiesen. Hier sollen zukünftig auch andere Verfahren zugelassen werden, um die elektronische Kommunikation zu vereinfachen. Für den Austausch der Informationen, Einreichen von Schriftsätzen ohne die Notwendigkeit von Abschriften für alle Verfahrensbeteiligten und vor allem für die schnelle und einfache Gewährung von Akteneinsicht hat das Gesetz große Vorteile bei Rechtsanwälten und Gerichten. Die größte Bedeutung für die deutsche Wirtschaft insgesamt haben aber die Modifikationen im Beweisrecht, die die letzten Nachteile der Verwendung elektronischer Kommunikation gegenüber dem Papier beseitigen. Einscannen von Dokumenten und elektronische Aktenführung bringt jetzt auch endlich Vorteile, da auf die kostenintensive parallele Papieraktenführung verzichtet werden kann. Die rechtssichere Archivierung von Dokumenten muss aber damit weitgehend auf der Basis digitaler Dokumente erfolgen. Daran ändert auch die gegenwärtig diskutierte GoBD als Nachfolgerin von GoBS und GdPdU nichts. Dort besteht dann noch ein großer Bedarf an der Einführung entsprechender sicherer Archivierungssysteme. Die Unveränderbarkeit wird hier zukünftig auch technikoffen geregelt.

Der Autor
Der Autor Ulrich Emmert ist Rechtsanwalt und Gründungspartner der Kanzlei esb Rechtsanwälte (www.kanzlei.de). Daneben hält er Vorlesungen im IT-Recht an der Hochschule für Wirtschaft und Umwelt (www.hfwu.de), ist Vorstand des Fachverbandes VOI e.V. (www.voi.de) und Vorstand der Reviscan AG (www.reviscan.de), die sich mit Erfassung und rechtsicherer Archivierung elektronischer Dokumente beschäftigt.
Zusammen mit dem Geschäftsführer der Rechtsanwaltskammer Stuttgart und Mitglied im IT-Ausschuss der Bundesrechtsanwaltskammer, Dr. Thomas Degen, schreibt der Autor im C. H. Beck Verlag an einem Buch über das E-Justiz- und das E-Government-Gesetz. Wir danken dem C.H. Beck Verlag für das Recht, vorab diesen Artikel zum Thema zu veröffentlichen.