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Die E-Mail als neue elektronische Rechnung?

RA und Fachanwalt IT-Recht Dr. Jens Bücking, Stuttgart

 

Die Bundesregierung hat am 02.02.2011 das Steuervereinfachungsgesetz beschlossen, das die Vorgaben des EU-Ministerrates vom 13.07.2010 zur Änderung der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112EC durch Änderungen im UStG umsetzt. Wesentliche Neuerung: Durch eine Änderung des § 14 UStG werden die Anforderungen an Papierrechnungen denen an elektronische Rechnungen gleichgestellt. Dies soll ab dem 01.07.2011 für alle Rechnungen, die Umsätze abrechnen, welche nach dem 30.06.2011 ausgeführt werden, gelten.

Die Bundesregierung errechnet für diese Erleichterung ein Einsparvolumen von ca. 4Milliarden Euro. Die Neuregelung könnte daher tatsächlich eine wichtige Erleichterung im Geschäftsleben von kleineren und mittelständischen Unternehmen darstellen. Diese können künftig via E-Mail, File-Transfer oder über Portale Rechnungen auf elektronischem Wege austauschen. Bei ausländischen Lieferanten entfällt das Erfordernis der deutschen Signaturkarten. Der Anteil an Papierrechnungen könnte hierdurch signifikant zurückgehen. Auch Rechnungsleseprogramme, die gescannte Papierrechnungen analysieren, können künftig direkt auf elektronischen Daten arbeiten bzw. werden obsolet.

Gewährleistet werden müssen freilich weiterhin Integrität und Authentizität. Qualifizierte elektronische Signaturen und das EDI-Verfahren bleiben daher gültig. Sie eigneten sich schon bisher für den Nachweis von Authentizität und Integrität. Zu den – in den Gesetzestext hinein genommenen – „anderen zulässigen Verfahren“ gehören künftig nicht mehr nur Papierrechnungen, sondern auch eine beliebig andere Variante eines elektronischen Dokuments, wenn die Pflichtangaben einer Rechnung enthalten sind:

  • der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • das Ausstellungsdatum
  • eine fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung
  • der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag

In der Gesetzesbegründung wird klargestellt, dass im Ergebnis künftig elektronische Rechnungen, die z.B. via E-Mail, als PDF- oder Textdatei (als Mailanhang oder Web-Download) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer elektronischen Signatur bedarf. Auch elektronische Faxlösungen werden in diesem Zusammenhang erwähnt.

In der Gesetzesbegründung heißt es explizit: „Selbst die Übermittlung als schlichte E-Mail ohne Signatur würde ausreichen“. Allerdings bestehen, wie gesehen, die Erfordernisse der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts fort. Benötigt wird also Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers sowie darüber, dass die nach dem UStG erforderlichen Angaben nicht geändert wurden.

Der Gesetzesentwurf führt weiter aus, dass jeder Unternehmer selbst festzulegen hat, in welcher Weise Integrität und Authentizität zu gewährleisten sind. Dies kann künftig durch jedwedes „innerbetriebliche Kontrollverfahren“, das zum Abgleich der Rechnung mit den korrespondierenden Zahlungsverpflichtungen durchgeführt wird, erreicht werden, wenn hierdurch ein verlässlicher Prüfpfad geschaffen wird.

Wenngleich laut Gesetzesbegründung die Regelung zu keiner zusätzlichen Dokumentationspflicht hinsichtlich des Kontrollverfahrens führen soll, ist dies freilich nur dahin zu verstehen, dass für Fälle, in denen bereits entsprechende Kontrollverfahren existieren, die auch für elektronisch übermittelte Rechnungen gelten, keine weiteren Anforderungen konstituiert werden. Fehlende oder unzureichende Dokumentationen indes müssen spätestens mit Inkrafttreten der Neuregelung überarbeitet werden. Denn der Unternehmer hat im Betriebsprüfungsfall noch Jahre später darzulegen, wie die für den Vorsteuerabzug geforderte Rechnungsprüfung vorgenommen wurde.

Das Erfordernis einer entsprechenden Dokumentation ergibt sich im Übrigen aus den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme), die von den Neuregelungen unbehelligt weiter gelten. Diese fordern neben den entsprechenden Kontrollen eben auch deren Dokumentation. Der Betriebsprüfer muss also auch nach Jahren noch plausible und lückenlose Informationen darüber erhalten können, welche innerbetriebliche Kontrollverfahren zu jeweils welchem Zeitpunkt implementiert waren. Hard- oder Softwarewechsel, personelle Veränderungen, Migrationen etc. müssen auch weiterhin unternehmerischer Anlass sein und bleiben, die eingesetzten Verfahren stets zeitnah zu dokumentieren und die Verfahrensbeschreibungen aktuell zu halten. Darüber hinaus ist zu empfehlen, durch externe und interne Kontrollen, etwa auf Stichprobenbasis, entsprechende Nachweise zu führen oder Glaubhaftmachungen zu erbringen dafür, dass die Kontrollverfahren auch tatsächlich die durchgängig gelebte Wirklichkeit im Unternehmen sind.

Auch die Aufbewahrungsvorschriften für die elektronischen Rechnungen gelten unverändert fort. Die Speicherung hat auf einem unveränderbaren Datenträger zu erfolgen. Der Ausdruck einer elektronischen Rechnung, etwa in Form einer E-Mail, genügt mithin nicht. Ferner muss der Finanzverwaltung die elektronische Prüfung der originär elektronischen Dokumente ermöglicht werden. Der Steuerverwaltung ist künftig bereits im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau der Zugriff auf elektronische Rechnungen zu gewähren, was die Nutzung der im Unternehmen hierfür vorgehaltenen DV-Systeme mit einschließt. Während der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO nämlich bislang der steuerlichen Außenprüfung vorbehalten war, soll dieser nun auch im Rahmen der unangekündigten Umsatzsteuer-Nachschau möglich sein. Damit entfällt jegliche Vorlaufzeit – etwa zum Einrichten entsprechender Abfrageberechtigungen für den Prüfer; der Datenzugriff muss künftig daher ad hoc zur Verfügung stehen.

In betriebwirtschaftlicher Hinsicht sollte mit dem elektronischen Rechnungsversand eine Prozessoptimierung verbunden sein. So können zwar mit der einfachen E-Mail Rechnungsausdruck Papiertransport und Porto entfallen, aber der Rechnungsempfänger kann beispielsweise aus einer angehängten PDF-Datei nur bedingt eine automatische Buchung erzeugen. Das eigentliche Potenzial elektronischer Rechnungen steckt daher in der automatischen Verarbeitung strukturierter Daten beim Empfänger, weshalb gerade das Interesse von Unternehmen, die nach Prozessoptimierung streben, nur begrenzt in Richtung unstrukturierter Daten gehen kann.

Insgesamt bleibt jedoch festzuhalten, dass die Rechnung per E-Mail für kleinere und mittelständische Unternehmen durchaus eine Alternative zur Papierrechnung darstellen kann.
[Vgl. hierzu Groß / Lamm, http://www.elektronische-steuerpruefung.de/e_rechnungen/gross-lamm-elektronische-rechnung-kuenftig-einfacher.htm]