19.-20. Nov

Digitale Akte: Revisionssichere Speicherung von Dokumenten (Online-Seminar)

1. Teil: Rechtliche Voraussetzungen

Überblick IT-Compliance
Haftungsrecht
Inhaltliche Richtigkeit von Daten
Ausschluss der Speicherung gesetzwidriger Inhalte
Minderjährigenschutz
Archivierungspflichten
Geheimnisschutz

Beweisrecht
Regelungen zur Beweislast
Schadensfälle wegen Beweisfälligkeit
Beweiskraft von gescannten Dokumenten, E-Mails, Papierdokumenten, digital signierten Dokumenten, elektronisch archivierten Dokumenten, elektronisch archivierten Dokumenten mit Indizierung sowie von elektronisch archivierten Dokumenten mit Signatur und Indizierung

Datenschutzrecht
Einschränkungen der Einsichtnahme in fremde E-Mails
Staatliche Befugnisse contra Datenschutz
Arbeitnehmerdatenschutz

Sanktionen bei Missachtung

Verpflichtung zu Risikomanagement
Verpflichtete Anforderungen an Steuerunterlagen, E-Mails und an Beweiserbringung im Streitfall

Anforderungen an Buchhaltungssysteme durch GoBD (2020)

Zugriffsrechte des Staates nach AO/GoBD (2020)
Zugriffsmöglichkeiten
Erweiterung der Sanktionen

Unterschiedliche Anforderungen an Digitalisierung und Archivierung
Ursprünglich/Empfangene digitale Unterlagen
Digitalisierung empfangener papiergebundener Unterlagen
Indizierung
Bildliche/inhaltliche Übereinstimmung
Datenschutz bei versandten/empfangenen E-Mails
Fernmeldegeheimnis
Private Nutzung von Internet, E-Mail

Pflicht zur Vorratsdatenspeicherung
Organisationspflichten beim Betrieb von E-Mailservern
Möglichkeiten beschränkter Speicherpflicht
Speicherpflichten bei Voice over IP und Unified Messaging (Communication Server)

2. Teil: Praktische Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes

Einführung elektronische Akte

Erstellung von Verfahrensbeschreibungen und Dienstanweisungen
Verfahrensdokumentation Scannen und revisionssichere Speicherung
Regelung der IT-Nutzung
IT-Sicherheitsrichtlinien erforderlich

Organisatorische Vorbereitung eines Digitalisierungsprojektes

Erstellung von Auswahlkriterien für Software
Anbindung der Dokumentenlösung an die verschiedenen Systeme
Schnittstellenprüfung
Umfang der erfassten/archivierten Daten
Auswahl der Archivierungstechnik (Postfach/Journaling)

Einbeziehung der Arbeitnehmervertretung
Beschränkung der Überwachungsfunktionen
Erstellung von Prozessen zur Kontrolle der Überwachung durch Betriebsrat
Einschränkung der Nutzung der Überwachungsdaten

Umgang mit riesigen Datenmengen

juristische und technische Mittel zur Reduzierung aufbewahrungspflichtiger Daten
Single Instance Store
Hash-Indizierung von Inhalten

Verfahren zur Digitalisierung von Dokumenten ohne Verlust an Beweismitteln
Verfahrensdokumentation beim Einscannen von Unterlagen
Aufbewahrungspflicht von Urkunden

Outsourcing von Archivierungsaufgaben

Archivierung von verschlüsselten Inhalten
Archivierung von Schlüsseln, entschlüsselten Dokumenten

Revisionssicherheit von Archivierungsinhalten
Umwandlung in Langzeitarchivierungsformat
Nachsignaturen
Zugriffsschutz für archivierte Inhalte
Schlüsselverwaltung
Freigabe einzelner Inhalte

Nachweis ordentlicher elektronischer Archivierung
Erstellung von Prozessdokumentationen

Umgang mit Finanzbehörden
Zusammenarbeit mit Steuerberater/Finanzamt
Regionale Unterschiede
verbindliche Auskunft zu Verfahrensfragen

Referent: Rechtsanwalt Ulrich Emmert
Veranstalter: ComConsult GmbH
https://www.comconsult.com/digitale-akte-revisionssichere-speicherung-von-dokumenten/#toggle-id-1