19.-20. Nov
Digitale Akte: Revisionssichere Speicherung von Dokumenten (Online-Seminar)
1. Teil: Rechtliche Voraussetzungen
Überblick IT-Compliance
Haftungsrecht
Inhaltliche Richtigkeit von Daten
Ausschluss der Speicherung gesetzwidriger Inhalte
Minderjährigenschutz
Archivierungspflichten
Geheimnisschutz
Beweisrecht
Regelungen zur Beweislast
Schadensfälle wegen Beweisfälligkeit
Beweiskraft von gescannten Dokumenten, E-Mails, Papierdokumenten, digital signierten Dokumenten, elektronisch archivierten Dokumenten, elektronisch archivierten Dokumenten mit Indizierung sowie von elektronisch archivierten Dokumenten mit Signatur und Indizierung
Datenschutzrecht
Einschränkungen der Einsichtnahme in fremde E-Mails
Staatliche Befugnisse contra Datenschutz
Arbeitnehmerdatenschutz
Sanktionen bei Missachtung
Verpflichtung zu Risikomanagement
Verpflichtete Anforderungen an Steuerunterlagen, E-Mails und an Beweiserbringung im Streitfall
Anforderungen an Buchhaltungssysteme durch GoBD (2020)
Zugriffsrechte des Staates nach AO/GoBD (2020)
Zugriffsmöglichkeiten
Erweiterung der Sanktionen
Unterschiedliche Anforderungen an Digitalisierung und Archivierung
Ursprünglich/Empfangene digitale Unterlagen
Digitalisierung empfangener papiergebundener Unterlagen
Indizierung
Bildliche/inhaltliche Übereinstimmung
Datenschutz bei versandten/empfangenen E-Mails
Fernmeldegeheimnis
Private Nutzung von Internet, E-Mail
Pflicht zur Vorratsdatenspeicherung
Organisationspflichten beim Betrieb von E-Mailservern
Möglichkeiten beschränkter Speicherpflicht
Speicherpflichten bei Voice over IP und Unified Messaging (Communication Server)
2. Teil: Praktische Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes
Einführung elektronische Akte
Erstellung von Verfahrensbeschreibungen und Dienstanweisungen
Verfahrensdokumentation Scannen und revisionssichere Speicherung
Regelung der IT-Nutzung
IT-Sicherheitsrichtlinien erforderlich
Organisatorische Vorbereitung eines Digitalisierungsprojektes
Erstellung von Auswahlkriterien für Software
Anbindung der Dokumentenlösung an die verschiedenen Systeme
Schnittstellenprüfung
Umfang der erfassten/archivierten Daten
Auswahl der Archivierungstechnik (Postfach/Journaling)
Einbeziehung der Arbeitnehmervertretung
Beschränkung der Überwachungsfunktionen
Erstellung von Prozessen zur Kontrolle der Überwachung durch Betriebsrat
Einschränkung der Nutzung der Überwachungsdaten
Umgang mit riesigen Datenmengen
juristische und technische Mittel zur Reduzierung aufbewahrungspflichtiger Daten
Single Instance Store
Hash-Indizierung von Inhalten
Verfahren zur Digitalisierung von Dokumenten ohne Verlust an Beweismitteln
Verfahrensdokumentation beim Einscannen von Unterlagen
Aufbewahrungspflicht von Urkunden
Outsourcing von Archivierungsaufgaben
Archivierung von verschlüsselten Inhalten
Archivierung von Schlüsseln, entschlüsselten Dokumenten
Revisionssicherheit von Archivierungsinhalten
Umwandlung in Langzeitarchivierungsformat
Nachsignaturen
Zugriffsschutz für archivierte Inhalte
Schlüsselverwaltung
Freigabe einzelner Inhalte
Nachweis ordentlicher elektronischer Archivierung
Erstellung von Prozessdokumentationen
Umgang mit Finanzbehörden
Zusammenarbeit mit Steuerberater/Finanzamt
Regionale Unterschiede
verbindliche Auskunft zu Verfahrensfragen
Referent: Rechtsanwalt Ulrich Emmert
Veranstalter: ComConsult GmbH
https://www.comconsult.com/digitale-akte-revisionssichere-speicherung-von-dokumenten/#toggle-id-1