Informationen von esb DATA PROTECT zum Datenschutz (Stand 02/2021)

1. Geltungsbereich

Die vorliegende Erklärung informiert Sie über die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen unseres Kanzleibetriebs, insbesondere bei der Bearbeitung eines uns erteilten Mandats. Die vorliegenden Informationen richten sich auch an sonstige Beteiligte, mithin Personen, welche nicht unsere Vertragspartner sind, deren personenbezogene Daten jedoch bei der Bearbeitung eines Mandats verarbeitet werden können.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Herr Rechtsanwalt Stefan Ansgar Strewe, Goethestraße 17, 01109 Dresden. Ich nehme den Datenschutz ernst.

3. Definitionen

Im Sinne dieser Informationen zum Datenschutz ist oder sind

Drittland – ein Staat außerhalb der Europäischen Union oder ein Staat, der kein Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum ist;

Mandatsdaten – personenbezogene Daten,die Mandanten im Vorfeld bzw. anlässlich unserer Mandatierung oder sonst im Rahmen des Mandats an uns übermitteln, um das Mandat mit uns vorzubereiten, zu begründen, inhaltlich auszugestalten, zu ändern oder zu beenden, oder die wir auf anderem Wege im Rahmen der Mandatsbearbeitung erheben (z.B. aufgrund Mitteilung durch Dritte oder eigener Recherchen im Auftrag unserer Mandanten). Hierzu gehören insbesondere Angaben zum Sachverhalt sowie Anrede, Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Kontoverbindung unserer Mandantensowie sonstiger Beteiligter und deren jeweiliger Ansprechpartner;

Sonstige Beteiligte – natürliche oder juristische Personen, Behörden, Einrichtungen oder andere Stellen, welche, ohne Mandant zu sein, im Zusammenhang mit der Bearbeitung eines Mandats vom Mandanten oder einem sonstigen Beteiligten benannt oder von uns selbst ermittelt werden oder sich selbst an uns wenden, insbesondere also eine betroffene Person, Bedienstete von Gerichten oder Behörden.

Darüber hinaus verwendet diese Datenschutzerklärung die in der Datenschutz-Grundverordnung (kurz „DSGVO“) legal definierten Begriffe Auftragsverarbeiter, Dritter, Empfänger und personenbezogene Daten. Die Begriffsbestimmungen (Art. 4 DSGVO) können Sie z.B. unter https://dejure.org/gesetze/DSGVO/4.html einsehen.

4. Mandatsdaten des Mandanten

4.1 Die Verarbeitung von Mandatsdaten erfolgt zum Zweck der Begründung, Durchführung sowie Änderung des Mandatsverhältnisses bzw. zur Erfüllung vorvertraglichen Pflichten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO, soweit dies für die beiderseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag sowie von Ihnen veranlasste vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist. Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Annahme und Durchführung des Mandats und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel die Annahme des Mandats oder die Ausführung des Mandats ablehnen bzw. beenden müssen.

4.2 In bestimmten Fällen unterliegen wir aus berufsrechtlichen Gründen besonderen Verpflichtungen zur Datenverarbeitung, z.B. der Pflicht zur Einholung und Weiterleitung personenbezogener Daten nach dem Geldwäschegesetz (GWG). Die Rechtsgrundlage für diese rechtlich gebotenen Datenverarbeitungen ergibt sich allgemein aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. mit der jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage.

4.3 Wir verarbeiten Mandatsdaten des Weiteren zu internen Controllingzwecken (z.B. zur Planung, Steuerung und Kontrolle aller Kanzleibereiche). Das Controlling dient unter anderem unserem berechtigten Interesse der Kostenkontrolle. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO.

4.4 Schließlich verarbeiten wir Mandatsdaten für die kontinuierliche Überwachung von Prozessen zur Erfüllung von gesetzlichen Standards oder einschlägigen Richtlinien in der Kanzlei (interne Audits). Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Die Verarbeitung von Mandatsdaten für interne Audits erfolgt in unserem berechtigten Interesse an der Gewährung eines gesetzeskonformen Kanzleibetriebs.

4.5 Eine Weitergabe der Mandatsdaten an andere Empfänger erfolgt bereits aufgrund des Anwaltsgeheimnisses grundsätzlich nur insoweit, als dies zur Mandatsbearbeitung erforderlich ist auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Etwas anderes gilt dann, wenn wir in Ausnahmefällen gesetzlich zur Weitergabe von Mandatsdaten an Dritte, etwa Behörden verpflichtet sind; Rechtsgrundlage zur Weitergabe ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. der jeweiligen Rechtsgrundlage zur Weitergabe. Eine Weitergabe der Mandatsdaten an sonstige Empfänger auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO erfolgt ausnahmsweise auch soweit dies zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen unsererseits erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben. Ungeachtet dessen geben wir Mandatsdaten an Dritte nur dann weiter, wenn Sie uns hierfür eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben; Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO i.V.m. Art. 7 DSGVO. Wir geben die Mandatsdaten zudem an von uns beauftragte Auftragsverarbeiter wie folgt weiter: Mit dem technischen Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme und der damit zusammenhängenden Verarbeitung der Mandatsdaten haben wir die Firma avotum GmbH, Wittestr. 71, 13509 Berlin und mit der Aktenvernichtung die Firma REISSWOLF Akten- und Datenvernichtung GmbH, Fischweg 14a, 09114 Chemnitz beauftragt. Das Hosting unserer Datenverarbeitungssysteme erfolgt bei der Firma Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen als Unterauftragsverarbeiter der Firma avotum GmbH. Sämtliche Auftragsverarbeiter verarbeiten die Mandatsdaten streng nach Weisung und sind zur Geheimhaltung verpflichtet. Eine Übermittlung Ihrer Mandatsdaten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation ist nicht geplant.

4.6 Mandatsdaten werden für die Dauer der Vertragserfüllung und sodann für weitere 11 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde, gespeichert und danach unverzüglich gelöscht. Eine weitergehende Speicherung kann im Einzelfall dann erfolgen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder geboten ist, z.B. wenn die Aufbewahrung von Mandatsdaten zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen angezeigt ist.

5. Mandatsdaten sonstiger Beteiligter

5.1 Sind Sie sonstiger Beteiligter, so verarbeiten wir Ihre Mandatsdaten ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Mandatsverhältnisses. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Insbesondere haben unsere Mandanten ein berechtigtes Interesse an der Bestellung einer bzw. eines Datenschutzbeauftragten und damit im Zusammenhang stehender Aufgabenwahrnehmung zur Erreichung einer datenschutzkonformen Compliance.

5.2 Soweit dies für die Vorbereitung und Abwicklung des Mandatsvertrags mit unserem Mandanten und für die Mandatsbearbeitung erforderlich ist, erfolgt eine Weitergabe Ihrer Mandatsdaten an Dritte (z.B. Aufsichtsbehörden, betroffene Personen) zum Zwecke der Korrespondenz. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse für die Weitergabe folgt hier wieder aus einer datenschutzkonformen Compliance. Etwas anderes gilt dann, wenn wir in Ausnahmefällen gesetzlich zur Weitergabe von Mandatsdaten an Dritte, etwa Behörden verpflichtet sind; Rechtsgrundlage zur Weitergabe ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. der jeweiligen Rechtsgrundlage zur Weitergabe. Eine Weitergabe der Mandatsdaten an sonstige Empfänger auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO erfolgt ausnahmsweise auch soweit dies zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen unsererseits erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben. Ungeachtet dessen geben wir Mandatsdaten an Dritte nur dann weiter, wenn Sie uns hierfür eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben; Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO i.V.m. Art. 7 DSGVO. Zudem geben wir Ihre Mandatsdaten an die in Ziffer 4.6 genannten Auftragsverarbeiter weiter. Eine Übermittlung Ihrer Mandatsdaten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation ist nicht geplant.

5.3 Für die Speicherung und Löschung Ihrer Mandatsdaten gilt Ziffer 4.7 entsprechend.

6. Ihre Rechte

6.1 Soweit Sie eine Einwilligung zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber ganz oder teilweise widerrufen.

6.2 Im Fall einer Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrnehmung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO) oder zur Wahrnehmung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO), können Sie der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, aus Gründen die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Im Fall des Widerspruchs haben wir jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken zu unterlassen, es sei denn,

es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder

die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

6.3 Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über datenschutzrechtliche Sachverhalte zu beschweren.

6.4 Darüber hinaus haben Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte:

Recht auf Auskunft (Bitte beachten Sie: Als Rechtsanwaltskanzlei unterliegen wir der anwaltlichen Schweigepflicht gemäß § 43 a Abs. 2 BRAO; ein Auskunftsrecht besteht deshalb dann nicht, soweit die Daten der anwaltlichen Schweigepflicht unterliegen (vgl. § 29 Abs. 1 Satz 2 BDSG), entsprechendes gilt für die für uns geltende Verschwiegenheitspflicht nach Art. 38 Abs. 5 DSGVO),

Recht auf Berichtigung oder Löschung (Bitte beachten Sie: Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, besteht gemäß Art. 17 Abs. 3 lit. e) DSGVO kein Anspruch auf Löschung),

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Bitte beachten Sie: Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz unseres Mandanten oder einer betroffenen Person erforderlich ist, dürfen wir Ihre Daten weiter verarbeiten, vgl. Art. 18 Abs. 2 DSGVO),

Recht auf Datenübertragbarkeit (Bitte beachten Sie: Die Geltendmachung des Rechts auf Datenübertragbarkeit darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen, insbesondere nicht der anwaltlichen Schweigepflicht sowie der Verschwiegenheitspflicht nach Art. 38 Abs. 5 DSGVO zu widerlaufen).